פוסט אורחת: ניהול זמן אפקטיבי – כך תתמודדו עם גזלני זמן, תפתחו משמעת עצמית ותלמדו לנהל את הזמן שלכם

מאת: נגה בקל מנהלת תוכן במרכז ללימודי מחשבים והשמה בתחום ההיי-טק – HackerU // אתם מרגישים שהזמן 'טס' והיום נגמר לפני שהספקתם לעבור על כל מה שרציתם, לסיים מטלות, להשלים פערים, ואתם שואלים את עצמכם איך בין כל הבאלגן תמצאו לעצמכם קצת זמן? אתם בוודאי יודעים כי לכל דבר יש פתרון, וכי ניהול זמן ותכנון יעיל יוכלו להביא להספק רב יותר של מטלות, להורדת לחץ, לאפקטיביות בתוצאה ולשיפור איכות החיים.

הזמן אכן חולף מהר, ורובנו מסכימים כי ניהול זמן הוא חלק חשוב ובלתי נפרד מהיומיום אשר באמצעותו ניתן להגיע ליעדים, להשיג מטרות, התחייבויות ושאיפות. יחד עם זאת, פעולה זו דורשת מחשבה מוקדמת ותכנון, וזוהי משימה קשה לביצוע. נאמוד את הקשיים ואת הפתרונות, נשרטט שיטה ונפרט את האמצעים לניהול זמן אפקטיבי. איינשטיין טען כי הזמן הוא יחסי על פי נקודת מבטו של הצופה, מכאן אין אדם שיצליח לנהל את הזמן, אך את עצמנו ניתן לנהל באמצעות תכנון והקצבת זמנים לכל פעילות.

הגירויים וגזלני הזמן
ממחקר שהתבצע עולה כי אדם ממוצע חשוף במהלך יום עבודה לכ- 60 גירויים סביבתיים המסיחים את דעתו, כגון מיילים, טלפונים, הודעות, עובדים וכדומה. בנוסף, גילו כי הגירויים וההסחות מבזבזים כ-3 שעות ביום עבודה.

מהרגע שאנו מתעוררים ועד הרגע שבו אנחנו נכנסים בחזרה למיטה בערב, אנו חשופים למגוון גירויים. "גונבי" הזמן יכולים להיות מבקרים, שיחות טלפון, ישיבות, בלת"מים, מידע חלקי ולא מדויק, לו"ז צפוף, המתנה מיותרת לפגישה, חוסר ריכוז, תיאום לוח זמנים בלי להתחשב בגיאוגרפיה, ריכוזיות ("אני עושה הכול לבד"), חוסר ארגון אישי, קפיצה ממשימה למשימה, טובות לאחרים, מקום וסביבה המשפיעים על הסחת דעת.

התמודדות עם "גזלני" הזמן
"גזלני" הזמן קיימים בכל מקום, בין אם אתה עובד עם אנשים ובין אם אתה מנהל פרויקטים באופן פרטי. כדי לא להיגרר אחרי פעילויות אשר אינן ממוקמות ראשונות בסדרי העדיפויות, צריכה להיות הפרדה בין "דחוף" לבין "חשוב", ויש לנתב את האנרגיה לפי ערך הקדימות. קיימות דרכים רבות להתמודד עם "גנבי" הזמן: תכנון יומן עם זמנים (לו"ז), שימוש במילה "לא", מידע שלם – הבנת משימה לפני ביצועה, "20/80"- חיסול פרפקציוניזם – נוסחת מצוינות מול מושלמות, מצוין – לעשות 80 אחוזים, הכי טוב שאפשר, ולהשתפר כל פעם מחדש. מושלם – לא קיים – בזבוז זמן, כסף ואנרגיה, שימוש בכלים טכנולוגיים (לדוג' מנהל משימות מסונכרן עם מייל), ביצוע משימות דומות ביחד – "זמן קדוש"- לעצמך, לבן זוג, חופשה, קביעת תוצרים ברורים ומעקב – הצבת מטרות ויעדים ובחינת התקדמות. כמו כן, עליך ליידע את הסובבים אותך על ניהול הזמן שלך – וכתוצאה מכך אנשים סביבך יתחילו גם הם לנהל את זמנם, מה שמוביל לאפקטיביות ארגונית.

משמעות התכנון והתזמון
ההגעה ליעד מורכבת מתכנון ומתזמון יחד. תכנון הוא להחליט מה לעשות, ותזמון הוא הקביעה מתי לעשות זאת. לפי וינסטון צ'רצ'יל, " צריך תמיד להסתכל קדימה, אבל קשה לראות מעבר למה שאנחנו יכולים לראות". מכאן עולה התחושה כי אין כל דרך לגשר על הפער בין המציאות לעתיד, אך ככל שאנו מציבים יעד לעתיד רחוק יותר, כך מצטיירת לנו תמונה של מה שאנו צריכים לעשות היום. כמו כן, הנקודה בעתיד איננה חייבת להיות מרוחקת כדי לתרום,. גם כאשר יש לנו מטרה למחר, ליום יש משמעות. לעתים קרובות אנחנו מתכננים פעילויות, אך לא את הזמן. תכנון זמן משמעותו קביעת גבול זמן למשימה המיועדת, ובגדול – הדרך שבה אנו מחברים בין הנקודות בעתיד לבין היום. מדי יום, כאשר אנחנו מתזמנים את האירועים שימלאו את מהלך היום, אנו מקצים לכל משימה משך זמן מסוים.

הקושי בתזמון המשימות הוא שלעתים קרובות, משימה נמשכת יותר זמן ממה שאנו מקצים לה, וכך לוח הזמנים משתבש. החוכמה היא להקצות מספיק זמן, אבל לא יותר מדי זמן. כדי להצליח במשימה זו, יש להכין לוח זמנים המורכב מפירוט של המטלות והפעילויות שצריכות להיעשות ביום עם ערך קדימות לכל אחת ועם אומדן זמן לכל פעילות. קביעת הקדימות לכל הפעילויות היא הכרחית מהסיבה שתוכניות לא תמיד מתבצעות לפי התכנון, וכאשר יש שינוי, יש לבצע תחילה את הפעילויות בעלות הקדימות הגבוהה ביותר.

גישה שיטתית לתכנון זמן
אנחנו "שופטים גרועים" של זמן, ובדרך כלל אנו אופטימיים להקצבת זמן למשימה ולתכנון. נפרט על שתי אופציות לתכנון זמן: האחת, תכנון על בסיס שבועי, והשניה- תכנון יומי. הפרמטר החשוב בתכנון הוא להמשיך ולתכנן כל יום / שבוע, גם אם אתם עסוקים או אם נדמה כי אין צורך לתכנן. הקציבו זמן תכנון, ותכננו את זמנכם באופן קבוע עד שהתכנון יהפוך להרגל. כאשר מדובר בתכנון על בסיס שבועי, הציבו לעצמכם מטרות לשבוע הקרוב. מומלץ לעשות זאת בתום השבוע שחלף. התוכנית השבועית היא עמוד השדרה של כל אסטרטגיה להשגת שליטה בזמן.

כאשר רושמים את המטרות השבועיות, צריך לחשוב בגדול על היעדים הבאים, החודשיים, השנתיים. לאחר שהיעדים השבועיים ברורים, יש לענות על שש שאלות התכנון המרכזיות: מה צריך לעשות? מתי צריך לעשות את זה? מי צריך לעשות זאת? היכן יש לעשות זאת? מה הקדימות של הנושא? וכמה זמן יידרש? במקרה שהפעילויות שהצבתם לכם מראש ייצאו לפועל וייעשו, תופקנה תוצאות טובות יותר, וכך הדרך אל המטרה תהיה מחושבת וקלה יותר לביצוע.

לאחר כתיבת התוכנית השבועית, עוברים לתוכנית היומית המורכבת מקובץ משימות ברמה היומית. מרבית האנשים מתקשים לבצעה משום שהיא בנויה מרשימת אירועים אקראיים ללא כל התייחסות של קדימות הפעילות. כתוצאה מכך, מעט אנשים משלימים את הפעילויות היומיות ברשימותיהם. רשימה אשר הוכנה באופן אקראי גורמת להעדר מוטיבציה, וכך גם לתסכול רב לאדם שהכין אותהולהחלשת האמונה שכתיבת מטרות מובילה להשגתן. שיטה מוצלחת היא לבסס את רשימת המטלות היומית על תוכנית זמן שבועית. מדי יום, קבעו את משימותיכם לאותו יום ואיזה חלק מהתוכנית השבועית אתם רוצה להספיק, כתבו את הפעילויות המתוכננות להשגת מטרות היום הזה, לאחר מכן דרגו אותן לפי קדימות ואמדו את הזמן שיידרש לכל אחת מהן.

אם תפעלו כך, הסיכוי שמטלותיכם יתבצעו גדל. אם התחלתם יום במשימות חשובות, רכזו משימות דומות, וטפלו בהן בבת אחת. שבצו משימות הדורשות ריכוז בזמן פריון. שריינו זמן לטיפול בבעיות ובחריגים. קבעו מראש זמנים לארוחות ולמנוחות. עבדו לפי סדר חשיבות ולא לפי דחיפות. הקצו זמן קבוע לתכנון יום המחר – יש עדיפות להכנת התכנון היומי בסוף היום הקודם משום שכך אפשר לסקור את היום שהסתיים, והדבר משפיע על ההכנה הנפשית. עבדו לפי התכנון ובסיום יום בדקו התקדמות.

טיפים לתזמון אפקטיבי
בכדי לגרום לדברים להתרחש, חייבים לייצר עבורם חלל זמן, ומכאן לכל פעילות מקציבים זמן. התזמון עוזר לתכנון ותוחם את הפעילויות, כך שהסיכוי שהן יתבצעו גדל. להלן מספר עצות המסייעות בבניית לוח זמנים:

רשום את לוח הזמנים שלך במשך יום עמוס אין אפשרות לזכור את כל הדברים הקטנים שצריך לעשות, יש לרכז את כל המשימות בקובץ אחד מסודר ולא על פתקים שגוזלים זמן חיפוש והתעסקות. הכתיבה עושה סדר במחשבות וממקדת את התוצאה הרצויה. הרשימה מהווה תזכורת מתמדת לפעילויות הדרושות, וכך תגדיל את המחויבות לאותן מטרות. טיפ – עבודה עם Outlook: משימות מנוהלות ע"י קטגוריות, קטגוריה מאגדת שבתוכה פעילויות בעלות אופי זהה.

זמן המעבר הנו החלל הריק בין הפעילויות השונות (המתנה, נסיעה וכדומה) – הכן לעצמך פעילויות לזמן הזה ונצל באופן יצרני את הזמן. לדוגמה, ניתן לכתוב את הלו"ז היומי / השבועי. פסקי הזמן האלה חשובים לשם תכנון לטווח ארוך ולשיפור תהליכי עבודה.

נסו את חוק 10 הדקות עסוק במטלה שאתה חושש ממנה במשך 10 דקות בכל יום. ברגע שתתחיל, תמצא את עצמך מסיים אותה אולי מהר משחשבת. – הקצה זמן לעצמך – במהלך היום אינך קשוב לאני הפנימי שלך, הזמן הזה נועד בשביל לצבור אנרגיות להמשך הפעילויות. כדי שהזמן לעצמך יהיה אפקטיבי, אל תיתן להפרעות מיותרות לגזול את זמנך.

קח בחשבון את זמן הגוף עליך לבדוק האם אתה אדם "של בוקר או "של ערב", לאחר מכן עליך להכין את לוח הזמנים לפי הצורך הטבעי של גופך.

ביקורת, השוואה וסיכום כדי לראות כיצד הלו"ז תרם להתנהלותך ביום, בדוק האם הצלחת, מה היה בסדר, מה השתבש, מה הספקת, האם יכולת לפעול אחרת, האם זו אשמתך או אשמת הסביבה. בדוק את ההבדל בין הדרך שבה אתה חושב שהיום היה צריך להתנהל לבין מה שקרה בפועל, וכך תוכל לקבוע כיצד לפעול להבא.

פיתוח כישורי כתיבת לוח זמנים – כתיבת לו"ז הנה כישור הניתן ללמידה, ככל שתתאמן יותר ותכין יותר לוחות זמנים, כך הקצבת הזמנים לכל פעילות תהיה מדויקת יותר, תפתח מיומנות בנושא, ויגדלו סיכוייך לדבוק בתכנון ולהגיע למטרה שהצבת מראש.

גמישות יש לשים לב שישנם אירועים בלתי צפויים במהלך היום, וגם אותם יש לקחת בחשבון. לכן, אין להקצות כל דקה מהיום, ויש להשאיר מקום לבלתי צפוי. מידת הגמישות בלו"ז היומי מותאמת אינדיבידואלית לכל אדם, ויש כמה דרכים לחישוב גורמי גמישות.

בקשו עזרה אם אתם עייפים מדי בשביל להתחיל לחשוב על ניסוי טיפים אלו, הגיע הזמן לבקש עזרה.

הפסקה / חופשה קחו הפסקה כשצריך. לחץ רב עלול לחבל במאמצים שלכם להגיע למטרה. החופשה עושה נפלאות בכל הנוגע לקבלת פרופורציות בחיים. מדובר בזמן איכות שאם נדע לנצלו כראוי, אזי נמלא את המצברים ונגיע לעבודה מאוזנים יותר ומסוגלים לנהל את זמננו ביתר יעילות.

השכמה מוקדמת ופעילות גופנית בשעות הבוקר המוקדמות – מסייעות לנו לארגן את סדר יומנו כראוי ונותנות תחושה של שליטה בזמן.

אכילה נכונה בזמנים קבועים אכילה בזמנים קבועים ממלאת את המצברים כראוי. אכילה נכונה צריכה להיות מתונה תוך כדי ריכוז במזוננו ולא בחשיבה של מה לא עשינו ומה עוד אנו אמורים לעשות.

חברים עם כל העומס שמצטבר וטרדות שונות, אין להזניח את הפאן החברתי. גם בעתות לחץ, אין לשכוח שמעבר לעבודה ולמשימות אישיות, יש גם עולם חברתי שמשפיע ישירות על המורל.

משפחה המשפחה הנה מקור כוח והבסיס ממנו אנו יוצאים לעבודת יומנו. לכן, מומלץ לקבוע זמנים קבועים במהלך היום שבהם ניצור קשר ונגלה מעורבות בקרב משפחתנו.

לסיום, יש לשמור על סדר יום מאורגן המאגד בתוכו פעילויות יומיומיות כדי לצמצם מאבקים וחפזון של הרגע האחרון. תכנון היום יכול לעזור להרגשה השליטה בחיים. יש לזכור כי פיתוח כישורים לניהול זמן הוא מסע שיכול להתחיל עם סיום כתבה זו, אך יש צורך בתרגול ובהתמדה.